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Durch COVID-19 mussten viele Unternehmen auf möglichst rasche Art und Weise auf ein neues Modell Arbeit umstellen, auf das inzwischen gängig bekannte „Home Office“. Und jetzt, durch eine stetig zunehmende Rückkehr zur Normalität (in der Arbeitswelt) müssen Unternehmen sich die Frage stellen: „Wollen wir diese Quote an HomeOffice weiter beibehalten oder nicht?“
Ein beliebtes Konzept, das sich herausgebildet hat, ist die Idee des hybriden Arbeitsplatzes. Dieses Modell kommt sowohl denjenigen entgegen, die aus der Ferne arbeiten können oder wollen, als auch denjenigen, die dies nicht tun. Aber was genau bedeutet nun hybrides Arbeiten und wird dies die Zukunft für unsere Mitarbeiter sein? Diese beiden Fragen möchten wir für sie genauer betrachten und beantworten.
Ganz einfach gesagt ist ein hybrider Arbeitsplatz ein Arbeitsplatz, bei dem die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Zeit zwischen dem Büro und der Arbeit aus der Ferne aufteilen. Hybride Arbeitsvereinbarungen können beinhalten, dass die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, wenn sie nicht im Büro sind, aber sie können auch andere Arbeitsumgebungen wählen – wie z. B. einen geteilten Arbeitsplatz.
Mehrere Umfragen haben gezeigt, dass die meisten Arbeitnehmer eine flexible Arbeitsvereinbarung für die Zeit nach der Pandemie gerne beibehalten würden.
Viele der größten Unternehmen der Welt haben bereits ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt. So zum Beispiel Microsoft oder auch Google erlauben es ihren Mitarbeitern ihre Zeit zwischen dem Büro und anderen Orten aufzuteilen.
Unternehmen können hybride Arbeitsvereinbarungen aus verschiedenen Gründen einführen. Zum Beispiel um Top-Talente zu halten oder wenn sich ein Mitarbeiter für einen Umzug entscheidet. Die Verbesserung der Produktivität und der Mitarbeiterzufriedenheit sind zwei weitere Gründe. Es ist aber auch denkbar, dass Unternehmen hybride Arbeitsformen einführen um ihre Betriebskosten zu senken.
Hybride Arbeitsformen können den Unternehmen helfen, ihre Kosten zu senken, da sie weniger Bürofläche benötigen, so dass sie sich verkleinern und weniger für die Ausstattung ausgeben können. Sie können auch an einen günstigeren Standort umziehen, wenn die zentrale Lage nicht mehr erforderlich ist.
Unternehmen sollten auch bedenken, dass die Ablehnung hybrider Arbeitsformen zu höheren Personalkosten führen wird. Im April 2021 sagte Nicholas Bloom, Professor für Wirtschaftswissenschaften an der Stanford University:
„Wenn Unternehmen die Heimarbeit vermeiden wollen, können sie ihren Mitarbeitern 8 % mehr zahlen, um sie zu halten. Wenn sie das aber nicht tun, können sie mit steigenden Kündigungsraten rechnen.“
Wenn man den Mitarbeitern die Freiheit gibt, von dort aus zu arbeiten, wo es ihnen am besten passt, kann dies ihre Leistung drastisch erhöhen. So ergab eine Avaya-Umfrage vom November 2020 unter 1.000 Fachleuten in 11 Ländern, dass 46 % der Teilnehmer von einer Produktivitätssteigerung berichteten, wenn sie nicht an das Büro gebunden waren.
Mit hybriden Arbeitsmodellen erhalten die Mitarbeiter das Beste aus beiden Welten. Sie können sich mit anderen Teammitgliedern im Büro vernetzen und Brainstorming betreiben und dann unabhängig und effizienter arbeiten, während sie sich am Ort ihrer Wahl befinden.
Die Pandemie hat den Arbeitnehmern viel Zeit gegeben, über ihre Karriere nachzudenken. Laut einer von Microsoft in Auftrag gegebenen Studie denken 41 % der Arbeitnehmer darüber nach, im Jahr 2021 in ein anderes Unternehmen zu wechseln. Von diesen erwägen 46 % einen solchen Wechsel, weil sie nicht mehr von einem Standort aus arbeiten müssen.
Unternehmen, die sich nicht für hybride Arbeitsformen entscheiden, riskieren, ihre besten Talente zu verlieren. Umgekehrt können Unternehmen dank flexibler Arbeitsvereinbarungen von den Vorteilen engagierterer Mitarbeiter profitieren. Mitarbeiter, die sich vertrauensvoll und unterstützt fühlen, können sich wohler fühlen, wenn sie Informationen mit ihren Kollegen und den HR-Teams teilen, was eine größere Transparenz innerhalb des Unternehmens ermöglicht.
Trotz der Vorteile hybrider Arbeitsvereinbarungen müssen die Unternehmen die zahlreichen Herausforderungen dieses Modells berücksichtigen.
Erstens wird die Kommunikation schwieriger, wenn die Teammitglieder über verschiedene Standorte verteilt sind. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wo oder wie sie mit ihren Kollegen sprechen können, kann dies zu Projektverzögerungen und einem Zusammenbruch der Arbeitsmoral führen.
Eine weitere Schwierigkeit bei hybriden Arbeitsvereinbarungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Zeitpläne effektiv bleiben. In einer Post-COVID-Welt wird es wichtiger denn je sein, zu wissen, wer sich im Unternehmen aufhält, insbesondere in Notfällen.
Bei der Festlegung der Tage, an denen die einzelnen Mitarbeiter im Büro sind, müssen die Unternehmen berücksichtigen, wie sich dies auf Sitzungen, Fristen und andere konkrete Faktoren auswirkt. Daher sind eine gute Planung und regelmäßige Überprüfungen unerlässlich.
Ein weiteres mögliches Hindernis bei der Einführung eines hybriden Arbeitsplatzes besteht darin, dass einige Mitarbeiter diese Art von Vereinbarung möglicherweise nicht wünschen. Einige werden weiterhin dauerhaft im Büro arbeiten wollen, während andere vielleicht eine vollständige Fernvereinbarung wünschen. Flexibilität ist wichtig, um dieses Problem in den Griff zu bekommen.
Bevor Unternehmen mit der Ausarbeitung einer Strategie für hybrides Arbeiten beginnen, ist es von entscheidender Bedeutung, ihre Ziele zu kennen. Für einige wird die Kostenreduzierung die wichtigste Priorität sein. Für andere geht es bei der hybriden Arbeit darum, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Sobald die Unternehmen ihre Ziele kennen, wird es viel einfacher zu wissen, was sie planen müssen.
In einigen Unternehmen, insbesondere in Großunternehmen, kann es zu Kommunikationslücken zwischen dem mittleren Management und der Führungsebene kommen. Transparenz und Klarheit der Absichten sind entscheidend für die erfolgreiche Einführung hybrider Arbeitsplätze.
Sobald die Abteilungen ihre Pläne für hybrides Arbeiten aufgestellt haben, stellt die Kommunikation mit den Beteiligten sicher, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind.
COVID-19 gab den Unternehmen viele praktische Hinweise für die Einführung von Modellen mit vollständiger Fernarbeit. Eine größere Herausforderung wird darin bestehen, zu sehen, wie sich die Mitarbeiter an das Arbeiten von mehr als einem Standort aus anpassen.
Die Einführung von Teams in hybride Arbeitsformen wird dazu beitragen, deren Effektivität zu maximieren. Wenn es sicher ist, sollten Unternehmen den Start im Büro in Erwägung ziehen. In dieser Zeit können alle Feinheiten geklärt werden, um sich auf eine verteilte Belegschaft vorzubereiten.
Sobald sie sich bereit fühlen, kann die Anzahl der Tage, an denen die Teammitglieder aus der Ferne arbeiten, langsam erhöht werden, um den Sprung weniger entmutigend zu machen.
Geeignete Systeme sind eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle. Technologie ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
Mit Hilfe von Mitarbeiter In-Out Boards können sich Unternehmen einen Überblick darüber verschaffen, wo sich alle Mitarbeiter aufhalten. Auch wenn die Büros nicht voll ausgelastet sind, sollten sie über ein Besuchermanagementsystem verfügen, das einen reibungslosen Check-in der Mitarbeiter ermöglicht.
Kommunikationstechnologien, wie z. B. eine Instant-Messaging-Lösung, sind ebenfalls unerlässlich für das Funktionieren hybrider Modelle. Unternehmen sollten auch Investitionen in die Cloud-Sicherheit in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass sie nicht anfällig für Sicherheitsverletzungen sind.
In fortschrittlichen Ländern werden hybride Arbeitsvereinbarungen immer beliebter, wenn die Arbeitsaufgaben dies zulassen. Immer mehr Arbeitnehmer wollen die Freiheit haben, von dort aus zu arbeiten, wo sie sich am produktivsten fühlen, zu Zeiten, die ihnen am besten passen, und sie wollen, dass ihre Arbeitgeber ihnen vertrauen.
Allerdings bringt die Hybridarbeit auch einige Herausforderungen mit sich. Wenn Unternehmen diese Herausforderungen im Voraus kennen, können sie nahtlos von mehreren Standorten aus arbeiten.
Haben Sie noch Fragen zu diesem oder anderen Themen? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!
